Polityka prywatności Energia Miast i Wsi

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Energia Miast i Wsi z siedzibą na terenie Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: „Spółka”, „Administrator”), działającą w sektorze energetycznym.

Polityka została przygotowana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest: Energia Miast i Wsi (dalej: „Administrator” lub „Energia Miast i Wsi”).

Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych:

• adres korespondencyjny: zgodnie z siedzibą Spółki,
• adres e‑mail: wskazany na oficjalnej stronie internetowej Spółki,
• ewentualny inspektor ochrony danych: dane kontaktowe podawane są na stronie internetowej, jeżeli został powołany.

3. Zakres przetwarzanych danych osobowych

W zależności od relacji z Administratorem (klient, kontrahent, użytkownik strony internetowej, przedstawiciel instytucji, kandydat do pracy), Energia Miast i Wsi może przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, firma, NIP, REGON, numer PESEL (jeśli wymagany przepisami prawa), seria i numer dokumentu tożsamości (jeżeli jest to niezbędne),
• dane kontaktowe: adres zamieszkania lub siedziby, adres korespondencyjny, adres e‑mail, numery telefonów,
• dane dotyczące umów: numery i treść umów, dane dotyczące punktów poboru energii, numery liczników, profile zużycia energii, parametry techniczne przyłączy, informacje o świadczonych usługach,
• dane rozliczeniowe i finansowe: numery rachunków bankowych, informacje o płatnościach, należnościach i zobowiązaniach, historia rozliczeń,
• dane pozyskiwane w procesie obsługi klienta: dane zawarte w zgłoszeniach, reklamacjach, zapytaniach, korespondencji, nagraniach rozmów (jeżeli stosowane),
• dane zbierane podczas korzystania ze strony internetowej: adres IP, identyfikatory plików cookies, dane o urządzeniu, przeglądarce, logi systemowe (w zakresie niezbędnym do utrzymania bezpieczeństwa i poprawnego działania serwisu),
• dane rekrutacyjne: informacje zawarte w CV, liście motywacyjnym, dokumentach rekrutacyjnych oraz zebrane podczas rozmów kwalifikacyjnych.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach oraz na następujących podstawach prawnych:

4.1. Zawarcie i wykonanie umów (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

• zawieranie i realizacja umów na dostawy energii lub powiązane usługi energetyczne,
• obsługa procesów przyłączeniowych, technicznych i eksploatacyjnych,
• obsługa kont klienta, rozliczeń, reklamacji i zgłoszeń serwisowych.

4.2. Wypełnienie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

• realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa energetycznego oraz przepisów wykonawczych,
• obowiązki podatkowe i rachunkowe,
• przechowywanie dokumentacji zgodnie z przepisami prawa,
• odpowiedzi na żądania uprawnionych organów administracji publicznej lub sądów.

4.3. Prawnie uzasadnione interesy Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

• zapewnienie bezpieczeństwa sieci i infrastruktury energetycznej,
• dochodzenie i obrona przed roszczeniami,
• monitorowanie jakości świadczonych usług oraz obsługi klienta,
• prowadzenie działań analitycznych i statystycznych w celu optymalizacji procesów i oferty,
• zabezpieczenie przed nadużyciami i oszustwami,
• prowadzenie komunikacji biznesowej oraz utrzymywanie relacji z klientami i kontrahentami.

4.4. Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

• otrzymywanie newsletterów i informacji handlowych drogą elektroniczną lub telefoniczną,
• uczestnictwo w wybranych akcjach promocyjnych, programach lojalnościowych, badaniach satysfakcji klienta (w zakresie wykraczającym poza uzasadniony interes Administratora),
• przetwarzanie danych w celach rekrutacyjnych wykraczających poza bieżący proces rekrutacji.

5. Źródło danych

Dane osobowe są najczęściej pozyskiwane bezpośrednio od osób, których dotyczą, w szczególności podczas:

• zawierania umów i składania zamówień,
• rejestracji w systemach obsługi klienta,
• zgłaszania reklamacji, zapytań lub wniosków,
• kontaktu telefonicznego, e‑mailowego lub za pośrednictwem formularzy kontaktowych,
• udziału w rekrutacjach.

Dane mogą być również pozyskiwane pośrednio, m.in. z:

• publicznie dostępnych rejestrów (np. KRS, CEIDG),
• podmiotów trzecich współpracujących z Administratorem, jeżeli posiadają odpowiednią podstawę prawną do udostępnienia danych.

6. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora (np. dostawcy systemów informatycznych, firmy serwisowe, doradcy prawni i podatkowi, firmy kurierskie, podmioty świadczące usługi call center),
• operatorzy systemów dystrybucyjnych oraz inne podmioty sektora energetycznego, w zakresie niezbędnym do realizacji umów i obowiązków ustawowych,
• banki, instytucje płatnicze, firmy windykacyjne i ubezpieczeniowe – w uzasadnionych przypadkach,
• organy publiczne i inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa.

W każdym przypadku Administrator przekazuje jedynie te dane, które są niezbędne do realizacji danego celu.

7. Przekazywanie danych do państw trzecich

Co do zasady dane osobowe są przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeżeli w szczególnych przypadkach zaistnieje konieczność przekazania danych do państwa trzeciego (poza EOG), Administrator zapewni zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w przepisach RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych UE lub innych właściwych instrumentów prawnych, a osoby, których dane dotyczą, zostaną o tym poinformowane zgodnie z przepisami prawa.

8. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres:

• konieczny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane (np. czas trwania umowy oraz okres przedawnienia roszczeń z niej wynikających),
• wymagany prawem (np. przepisy podatkowe i rachunkowe, obowiązki archiwizacyjne),
• do momentu wycofania zgody – w przypadku przetwarzania na podstawie zgody, o ile brak innych podstaw dalszego przetwarzania,
• do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu – w przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, chyba że istnieją ważne uzasadnione podstawy do dalszego przetwarzania.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Osoby, których dane dotyczą, mają prawo do:

• dostępu do swoich danych (art. 15 RODO),
• sprostowania danych (art. 16 RODO),
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”, art. 17 RODO) – w przypadkach przewidzianych przepisami,
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• przenoszenia danych (art. 20 RODO) – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora (art. 21 RODO),
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO),
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznają, że przetwarzanie danych narusza obowiązujące przepisy.

W celu realizacji powyższych praw można skontaktować się z Administratorem, korzystając z danych kontaktowych podanych w niniejszej Polityce oraz na stronie internetowej Spółki.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

W ramach działalności w sektorze energetycznym Administrator może wykorzystywać dane do analiz zużycia energii, segmentacji klientów oraz dopasowywania oferty. Co do zasady decyzje wywołujące wobec osób fizycznych skutki prawne nie będą podejmowane wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania, w tym profilowania, bez udziału człowieka, chyba że osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to wyraźną zgodę lub zezwolą na to odpowiednie przepisy prawa przy jednoczesnym zapewnieniu odpowiednich zabezpieczeń.

11. Pliki cookies i podobne technologie

11.1. Ogólne informacje Strona internetowa Administratora może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie (np. local storage) do zapewnienia jej prawidłowego działania, poprawy jakości usług, dostosowania treści do preferencji użytkowników oraz celów statystycznych i analitycznych.

11.2. Rodzaje stosowanych cookies

• cookies niezbędne – wymagane do prawidłowego działania strony i usług (np. logowanie, utrzymanie sesji),
• cookies funkcjonalne – umożliwiające zapamiętanie preferencji użytkownika,
• cookies analityczne i statystyczne – pomagające analizować sposób korzystania z serwisu i poprawiać jego funkcjonowanie,
• cookies marketingowe – stosowane wyłącznie po uzyskaniu odpowiedniej zgody użytkownika, jeżeli są wykorzystywane.

11.3. Zarządzanie cookies Użytkownik może zarządzać ustawieniami cookies za pomocą ustawień przeglądarki internetowej oraz dostępnych w serwisie narzędzi (np. bannera cookies). Ograniczenie stosowania cookies niezbędnych może jednak negatywnie wpłynąć na funkcjonowanie strony.

12. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne zapewniające poziom bezpieczeństwa danych osobowych odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, w tym m.in.:

• środki kontroli dostępu do systemów i pomieszczeń,
• szyfrowanie wybranych operacji i transmisji danych,
• regularne aktualizacje oprogramowania i systemów bezpieczeństwa,
• szkolenia personelu w zakresie ochrony danych osobowych,
• procedury reagowania na incydenty bezpieczeństwa.

13. Zmiany Polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności w przypadku zmiany przepisów prawa, praktyk nadzorczych lub sposobu przetwarzania danych osobowych. Zaktualizowana wersja Polityki będzie publikowana na oficjalnej stronie internetowej Energia Miast i Wsi z odpowiednim oznaczeniem daty wejścia w życie.

14. Kontakt

Wszelkie pytania, wnioski lub żądania dotyczące przetwarzania danych osobowych oraz realizacji praw osób, których dane dotyczą, można kierować do Administratora za pośrednictwem danych kontaktowych udostępnionych na stronie internetowej Energia Miast i Wsi.